E-boekhouding voordelen en nadelen

Boekhouden is voor iedere ondernemer verplicht. Je moet een administratie bijhouden. Door online te boekhouden maak je het makkelijker voor jezelf. Wat zijn precies de voordelen van eboekhouden?

 

Voordelen e-boekhouding

Overal en altijd inzicht

Overal waar je maar internet hebt (en dat is tegenwoordig bijna overal) kun jij je administratie inzien. Even snel kijken hoe je bedrijf ervoor staat is dus heel makkelijk. Bovendien hebben veel e-boekhoudprogramma’s een mobiele app waarmee je ook op je telefoon of tablet verschillende onderdelen van het boekhoudprogramma kunt gebruiken.

Tijdsbesparing

Je bespaart veel tijd met e-boekhouden. Je automatiseert een groot deel van je administratie namelijk met online boekhouden. Vroeger moest je nog alles handmatig intypen of knippen/plakken, bijvoorbeeld in Excel. Nu kun je veel facturen, bankgegevens of de betalingen van je klanten direct verwerken in je e-boekhouding.

Je hebt geen ruimte meer nodig

Als je gaat e-boekhouden heb je geen kasten voor je mappen, maar ook geen serverruimte meer nodig. Je bewaart namelijk je hele administratie in de cloud. Voor de zekerheid kun je een back-up maken voor jezelf, maar dit is in principe niet nodig.

Meerdere gebruikers op één licentie

Offline boekhoudprogramma’s werken vaak met meerdere licenties. Met e-boekhouden heb je één licentie voor een heel bedrijf. Je kan dus met meerdere gebruikers met één online boekhoudprogramma werken. Dit kan je honderden euro’s per jaar besparen.

Geen updates nodig

Online boekhoudsoftware beschikt altijd over de laatste functionaliteiten, zonder dat jij daarvoor updates moet installeren. Veranderen er wetten? Dan past het online boekhoudprogramma het automatisch aan. Je hoeft zelf dus niet te updaten.

Veilig

E-boekhouden is veilig. Jouw eigen pc of laptop is waarschijnlijk slechter beveiligd dan de meeste boekhoudprogramma’s. Je moet alleen wel zorgen dat je een sterk wachtwoord kiest en dit regelmatig vernieuwt. Log bovendien alleen in op een veilige internet verbinding. Dit geldt natuurlijk trouwens niet alleen als je gaat e-boekhouden, maar ook voor internet bankieren of online shoppen.

Duurzaam, beter voor het milieu

Bij veel bedrijven, leveranciers krijg je geen papieren factuur of bonnetje meer, maar een digitale factuur. Ook jij hebt geen papier en printer meer nodig. Je facturen stuur je per e-mail, je boekhouding bewaar je online (in de cloud) en ook je aangiftes bij de Belasting gaan tegenwoordig digitaal. Zo bespaar jij veel papier en dat maakt een e-boekhouding beter voor het milieu.

Zijn er ook nadelen aan e-boekhouden?

Jawel, een paar, maar deze wegen totaal niet op tegen alle voordelen. Maar voor de volledigheid noemen we ze toch even.

Abonnementskosten

Online boekhoudprogramma’s werken met abonnementen. Je betaalt bij online boekhouden dus per maand. Ben je echter niet tevreden of stop je met je bedrijf, dan kun je bij de betere boekhoudprogramma’s direct opzeggen. Je zit dan nergens aan vast en je betaalt zolang je het nodig hebt.

Internet

Je hebt internet nodig. Dit heeft echter bijna iedereen. Zeker als je een eigen bedrijf wil beginnen, kun je bijna niet zonder internet. Hoe wil je anders klanten e-mailen?

Papieren bonnetjes en facturen

Natuurlijk zijn er nog steeds bedrijven die papieren bonnetjes en facturen gebruiken. De bonnetjes die je op papier krijgt moet je nog met de hand in je boekhouding doen. Maar het is steeds meer mogelijk om zoveel mogelijk digitaal te doen. Vroeger moest je tankbonnetjes altijd printen. Tegenwoordig kun je een tankpas aanschaffen, waarmee je alle facturen digitaal hebt. Deze kun je zo in je boekhouding verwerken. Uiteindelijk zullen alle facturen digitaal worden verstuurd.
Daarnaast is het bij veel boekhoudprogramma’s mogelijk om je bonnetjes snel in te scannen. Of je maakt een foto met je mobiel en ze deze via een app in je e-boekhouding. Handig toch?

Hackers

Als je je hele administratie nog (ouderwets) in papieren mappen bewaard, kunnen hackers er niet bij. Jouw online administratie is wat dat betreft gevoeliger voor hackers. Zorg daarom dat je een sterk wachtwoord neemt en regelmatig je wachtwoord aanpast. En log alleen in op je e-boekhouding als je met een veilige internetverbinding werkt.